Чули про фіскалізацію, але досі не розібрались, чи потрібна вона саме вам? А вірогідність отримання штрафів лякає? Без паніки. Тетяна Небоженко, практикуюча бухгалтерка, засновниця агенції Nebo Consulting пояснює, кому обов’язково мати ПРРО у 2026 році і що буде, якщо працювати без нього.

Давайте почнемо із самого початку. Що таке ПРРО? ПРРО – це програмний реєстратор розрахункових операцій. Простіше кажучи, касовий апарат у вашому смартфоні, планшеті чи комп’ютері, тобто це додаток, який формує електронні чеки та автоматично передає дані до податкової. Таким чином ви фіскалізуєте свої продажі. 

У 2026 році ПРРО повністю замінює класичний касовий апарат для більшості підприємців. Це актуально, якщо ви приймаєте оплату картками, онлайн або через платіжні сервіси, працюєте в e-commerce, сфері послуг чи доставці, або маєте кілька точок продажу та мобільних працівників. 

Єдина умова – стабільний доступ до інтернету та дотримання вимог до фіскалізації операцій.

Хто має використовувати ПРРО?

Відповідь на це запитання залежить від трьох факторів: групи оподаткування, виду діяльності та способів приймання оплат.

ФОП 1 групи

Підприємці першої групи єдиного податку повністю звільнені від використання ПРРО. Вони можуть приймати як готівкові, так і безготівкові платежі без будь-якого реєстратора. Але за умови, що дотримуються критеріїв перебування на цій групі: дозволений вид діяльності, обсяг доходу в межах ліміту та відсутність найманих працівників.

ФОП 2 групи

Підприємці другої групи зобов’язані використовувати ПРРО, якщо:

• приймають готівку від покупців;
• отримують оплату картками через POS-термінал;
• приймають платежі через фінансові сервіси

ПРРО не потрібен, якщо оплата надходить напряму на IBAN-рахунок підприємця без участі платіжних посередників, а також якщо оплата здійснюється через Укрпошту. 

Крім того, якщо ФОП надає дистанційні послуги, наприклад, онлайн-курси або консультації і клієнт оплачує їх виключно дистанційно без платіжних сервісів, ПРРО також не є обов’язковим.

ФОП 3 групи

Для третьої групи правила схожі. ПРРО обов’язковий, якщо підприємець:

• надає товари або послуги при особистому контакті з клієнтом – роздрібна торгівля, салонні послуги, громадське харчування;
• приймає готівку або оплату картками;
• здійснює інтернет-торгівлю з прийманням оплат через платіжні сервіси.

Без ПРРО можна працювати, якщо послуги надаються повністю дистанційно, а оплата надходить напряму на IBAN-рахунок без посередників. Також виняток діє для підприємців, які отримують оплату через маркетплейси послуг або платформи пошуку роботи, де відсутня класична розрахункова операція.

ФОП 4 групи

Підприємці четвертої групи здебільшого працюють у сільськогосподарській сфері та отримують оплату безготівково. Якщо всі розрахунки здійснюються виключно через банківський переказ на IBAN – фіскалізація, а з нею і ПРРО не потрібні.

Однак якщо ФОП 4 групи приймає готівку, оплату картками через термінал або використовує платіжні сервіси – він зобов’язаний фіскалізувати кожну операцію.

ФОП на загальній системі

Для підприємців на загальній системі оподаткування винятків не існує. ПРРО обов’язковий у всіх випадках розрахункових операцій, тобто незалежно від виду діяльності чи суми платежу. Це стосується приймання готівки, оплати картками, використання платіжних сервісів та інтернет-торгівлі з фізичними особами.

А от що саме вважається розрахунковою операцією — розповідаю далі.

Розрахункові операції

Щоб зрозуміти, чи потрібен вам ПРРО, важливо розібратись із самим поняттям розрахункової операції. Саме від цього залежить, чи зобов’язані ви фіскалізувати платіж. 

Розрахункова операція – це приймання оплати від покупця або повернення йому коштів. Неважливо, як саме платить клієнт – готівкою, карткою чи через платіжний сервіс. Якщо гроші пройшли через вас як через продавця товару або послуги – це розрахункова операція, яку потрібно зафіксувати у ПРРО та видати фіскальний чек.

Розрахунковою операцією НЕ вважається прямий переказ коштів з рахунку клієнта на ваш IBAN-рахунок без участі платіжних посередників. У такому випадку ПРРО не потрібен.

Що буде, якщо не використовувати ПРРО?

Коротка відповідь – штраф. І чималий. З жовтня 2023 року податковий контроль у сфері розрахункових операцій повністю відновлено. Це означає, що працювати без ПРРО там, де він обов’язковий, – фінансово ризиковано.

За перше порушення штраф становить 100% від вартості товару чи послуги, за яку не було видано фіскальний чек. Тобто якщо ви продали щось на 500 гривень і не зафіксували операцію у ПРРО – штраф складе ті самі 500 гривень. Фактично ви віддасте товар чи послугу безкоштовно, бо оплата за нього піде за сплату штрафу. За кожне наступне порушення платити доведеться ще дорожче – вже 150%.

Штраф можна отримати не лише за відсутність ПРРО, а й за невидачу чека, помилки в його реквізитах або проведення операції на неповну суму. Тож навіть якщо ПРРО підключений, але чек сформований некоректно – це вже підстава для санкцій.

Висновки

ПРРО – це не страшно і не складно. Це сучасний інструмент, який повністю замінює класичний касовий апарат для більшості підприємців і дозволяє працювати законно без зайвих витрат на обладнання та обслуговування. Щоб зрозуміти, чи потрібен ПРРО саме вам, достатньо відповісти на два питання: яка ваша група оподаткування і як ви приймаєте оплату від клієнтів. Якщо у вас є розрахункові операції — приймаєте готівку, оплату картками або через платіжні сервіси – ПРРО обов’язковий. Якщо всі кошти надходять напряму на IBAN-рахунок без посередників – можна працювати без нього.